规章制度

校长办公室接待工作制度

2008年11月14日 00:00 管理员 点击:[]

为了进一步完善和规范学校接待制度,切实做好公务接待工作,提高我校的管理水平,树立学校良好的形象,特对来访接待工作规定如下:

一、公务接待工作原则及要求

1、严格执行中共中央、国务院关于加强廉政建设的有关规定,在公务接待中切实做到勤俭节约、热情周到、有礼有节。

2、根据宾客的职级、来校目的、要求和内容,本着统一标准、对口接待、分工负责的原则,力求从简,不搞层层陪同,无故陪会。

3、在涉外宾客接待活动中,由外事处统一归口管理,严格按照国家外交部礼宾司有关礼仪规定,严格遵守外事纪律,各学院和部门不得自行其是。

4、公务接待信息由校长办公室统一归口汇总,凡是来我校访问参观的信息都要及时报给办公室,进行归口。

5、本着“谁接待、谁负责”的原则,凡是涉及到学校领导参加的接待,须提前一个星期告知办公室,由办公室统一安排。凡因公至各院、机关各部门的宾客按照对等原则,由各相关学院、部门负责接待并自负接待所需费用。如需要有关领导参加会见或接见的,也应事先与办公室联系,进行协调。

二、 接待规格、程序、流程,根据不同对象的要求、层次、级别和人数按以下规定进行:

1、根据来宾性质安排接待

     ⑴ 省(部)级单位或领导来校,由办公室按照学校主要领导要求的精神负责接待安排。

     ⑵ 司厅局级单位或领导来校,按照来宾要求,安排学校领导出面接见或会见,由办公室和机关有关部门具体操作。

    ⑶ 处级单位或领导来校,原则上由各院、部门按来访要求分别对口负责接待,接待后及时把信息上报给办公室汇总,如确需要学校有关领导会见的,须事先报办公室进行协调,但校领导原则上不陪同、陪餐。

     ⑷ 校外单位来校联系业务应主动接待,查看证件(介绍信或工作证),主动指引或电话联系负责人,介绍前往有关职能部门予以接待。对来校办推销商品等情况,应予解释,劝其离去,不得搪塞或推往不适当的部门。

     ⑸ 在校师生员工家属或校外人员,因事来访,应热情接待招呼,主动让座,工作紧张时请来人稍候。问询情况应耐心听取对方讲话,凡因大事、后勤、工资、职称等矛盾纠纷的个人问题要求见校领导时,应一律劝其先找职能部门处理。对执意要求见校领导申诉的来访人员,应耐心说明,尽量安排在校领导接待日来访,必要时可联系职能部门负责人或分管校领导安排时间,反映情况。对集合多人找校领导的群众,要做好疏导工作,必要时由校办主任出面安排地点听取意见。同时要请示校领导,根据情况接待。对个别要求谈话内容保密的来访人员,尽可能提供条件,单独谈话,同时要对谈话内容认真保密。对个别不讲理,扰乱公务的来访人员,必要时通知保卫处按情节轻重妥善处理。

2、 一般接待程序(或按照来宾要求参考进行)

     ⑴ 领导会见

     ⑵ 学校介绍(含光盘、录像和资料)

     ⑶ 座谈交流

     ⑷ 参观校园 

  ⑸ 根据需要安排就餐

     ⑹ 送行

3、接待工作流程

     (1)校办接到上级领导机关发来的公函(便函)、电报、电话及接待先遣人员时,要了解接待的基本情况。包括人数、性别、身份、使命、抵离时间、乘坐交通工具和车次航班等。

     (2)报告校办主任,并通知有关职能部门,做好接待准备。

     (3)提前安排接、住、食。按来宾身份、人数、性别,事前预定招待所或宾馆房间(不必讲究豪华,以清洁、安全、方便、经济为好),安排好伙食标准与进餐方式、时间、地点,然后依来宾抵达时间,派车接人(为防止漏接,要有明显的接人标志)。

    (4)看望,商议活动日程。来宾住下后,领导派出适当人员(或随同机关负责人)前往来宾住所看望(或会见)来宾,表示欢迎和问候,简要介绍本地、本单位情况,重点是进一步了解来宾的目的意图并商定活动日程(以具体为好,但要留有余地),并把日程通知有关接待部门。

    (5)礼仪性的拜会和宴请。按大体对等的原则,由适当负责人正式会见来宾或进行适当宴请(要遵守制度,不可逾制,严格控制陪客人数,坚决抵制以陪客为名,搞大吃大喝的不正之风)。办公室事前要做好安排和场地准备。若是宴请,要注意安排座次、仪式、讲话等礼仪。一般宾客,不必宴请,但也必须礼节周到。

     (6)组织活动日程的实施。这项内容比较复杂,涉及到若干领导人和部门,不是办公室能独立完成的。办公室的任务主要是组织和检查,即把活动的内容分别通知有关人员和部门,请他们做好准备,按时接待,并督促检查落实情况;协助机关领导做好接待的辅助工作(如安排场地、引见、记录、接送等)。某些活动(如观光市区)可由办公室承担(参观、旅游应在制度允许的范围内进行)。

     (7)来宾离校前,要安排校领导或相应人员前往送行。根据客人的要求,预定车船机票;协助客人结算食宿帐目;话别送行。如何送别,要讲究礼节,比如谁去送,送到什么地方(或在宾馆门口握别,或送到车站、港口),安排车辆等。在话别时应主动征求客人的意见。

     (8)小结。在一次规模较大的接待工作结束之后,应进行一次小结,或口头的,或书面的,并向单位负责人报告。

三、其它接待事项:

1、用车:接待用车由办公室统一安排,协调管理。

2、住宿:根据接待对象的要求,可安排学校招待所,原则上费用自理。

3、宣传品与纪念品:赠送宣传品一般只送画册、校刊等学校宣传资料,对特殊对象赠送纪念品的,由办公室会同有关部门制作并提供各部门购买;来访者馈赠的重大礼品,由办公室负责接收、登记和保管,各院系、部门接收的重大礼品也应交办公室登记、保管。

4、宣传:欢迎标牌,凡是由学校安排的接待,由办公室通知宣传部负责制作。

5、拍照:一般司厅局级及以上领导来访和由学校安排的特殊接待,其拍照和摄像由办公室通知宣传部和实验实习中心负责进行,作为档案资料保存。

6、用餐:原则上不安排用餐,如果来访时间超过用餐时间的,可适当考虑客饭招待,用餐标准需请示校领导同意,同时,要严格控制陪同人数,一般不要到校外宴请。

7、会场安排:凡是学校安排的接待由办公室负责协调安排。

8、参观:在不影响教学科研的前提下,应提前通知各“参观点”做好参观准备,并有专人负责迎候。

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